¿Podemos concertar una reunión? Si temes que un cliente te haga esta pregunta, sigue leyendo, esto te interesa…Las reuniones son una gran oportunidad para generar negocio y establecer contactos comerciales. Sin embargo, un mal resultado puede ser desastroso, convirtiéndose en una pérdida de dinero y de tiempo para la empresa e incluso puede llegar a deteriorar la imagen de la misma.Es muy probable que conozcas a personas que tienen un talento natural para hablar en público, para caer bien a la gente, que tienen ese carisma que les permite moverse como pez en el agua en las reuniones de trabajo, incluso con personas a las que acaban de conocer. Hay otras que no tienen ese talento natural, que no saben manejarse con tal facilidad social y profesionalmente. Pero, ¿existe una manera de asegurar el éxito de una cita de negocios? La respuesta es clara, hay una serie de factores que pueden ayudar a allanar el terreno para triunfar en una reunión:
- No tengas miedo al ridículo. Muestra seguridad en ti mismo y en lo que vas a contar., esto te permitirá actuar con naturalidad y dar una imagen profesional.
- Controla la información al máximo, cuanto más conocimiento del tema tengas más relajado estarás y más podrás disfrutarás de la reunión. Si se trata de una reunión informal, en ciertos momentos puedes dejar paso a la improvisación y espontaneidad.
- Marca una orden del día previa a la reunión y házsela llegar al cliente. En ella deberás especificar el motivo de la misma y determinar los temas concretos a tratar.
- Sé puntual. Es importante marcar la hora de inicio y también la de fin, evitando así que la reunión se vuelva interminable.
- Cuida el lenguaje corporal. El saludo inicial, el contacto visual, la postura y la forma en la que te mueves dicen mucho de ti y pueden influir en las relaciones laborales más de lo que crees.
- El lugar importa. En caso de que el espacio para el encuentro vaya a ser una sala de reuniones, asegúrate de que esta transmita la mejor imagen, ten en cuenta que sólo hay una oportunidad para causar la mejor “primera impresión” posible, y ésta es vital para el futuro de la relación profesional. Por ello, elige con mucho cuidado dónde celebrarás la reunión, de que ésta cuenta con toda la tecnología necesaria y tienes el soporte y respaldo para cubrir cualquier necesidad que pueda surgir o resolver cualquier imprevisto de la manera más rápida y profesional posible. Si va a ser a través de videoconferencia elige una sala para tal fin; si la reunión es física comenta antes qué servicios (traducción e interpretación, encuadernación, catering, etc.) y qué tipo de sala de reuniones precisarás. En Lexington tenemos salas especiales para presentaciones de producto, otras especialmente preparadas para formaciones, procesos de selección, para negociaciones e incluso para Consejos de Empresa.
- Asistentes. Es importante que acudan únicamente las personas imprescindibles a la reunión, las que vayan a sumar, a aportar ideas. De este modo optimizaremos los recursos humanos y también el tiempo.
- Toma nota para recordar todo la hablado en la reunión.
- Haz un resumen de la reunión y posteriormente házselo llegar al cliente. Es aquí donde empezará el seguimiento de lo tratado en el encuentro profesional.
“Reunirse es un comienzo, permanecer juntos es el progreso y trabajar juntos es el éxito”
(Henry Ford)