En una organització és habitual treballar per projectes amb la finalitat d’assolir els objectius empresarials per equips de treball, en el que cada membre assumeix una responsabilitat que haurà de dur a terme en el seu dia a dia, Per això, per poder guiar i planificar els projectes de la teva empresa és recomanable emprar alguna metodologia Agile Managment que et permeti assignar les tasques de forma ràpida i eficient. En aquest post, t’expliquem en profunditat un mètode en concret, el diagrama de Gantt, per coordinar el treball dels equips i treure els treus projectes endavant.
El diagrama de Gantt permet tenir un alt grau de coneixement dels processos que formen el projecte empresarial
Què és el diagrama de Gantt?
El diagrama de Gantt és una eina que permet la representació gràfica d’un projecte concret, dividit en tasques i activitats per ordre de prioritat. Per tant, permet veure de forma visual les activitats que formen el projecte i el temps de dedicació previst per portar a terme el seu desenvolupament. Resulta un recurs molt eficient a l’hora de gestionar plans d’acció empresarials, ja que cada membre podrà portar el control de la planificació del seu treball indicant el començament, el final i la duració de l’activitat.El gràfic de Gantt és una taula composta per un eix vertical esquerre, en el que es representa les tasques que es portaran a terme durant el projecte, i un eix horitzontal superior, on es reflecteix el temps previst pel desenvolupament de cada un d’ells. D’aquesta forma, permet conèixer la realitat del projecte d’una sola ullada.
Perquè serveix un diagrama de Gantt?
Si el teu objectiu és assolir l’èxit empresarial, el mètode del Diagrama de Gantt és una bona opció per aconseguir-ho, ja que facilita la direcció de projectes complicats i genera resultats positius. Et mostrem els avantatges que obtindràs a la teva empresa, si decideixes aplicar aquesta metodologia en el teu pla d’acció:
Visió global del projecte:
El diagrama de Gantt reflecteix el conjunt de tasques que formen el projecte, així com la seva duració. Per això, permet tenir una visió global del pla d’acció i saber en tot moment l’estat en el qual es troba, Ajuda a prendre decisions que repercutiran en l’àmbit global i detecta possibles desviacions al procés.
Elaboració senzilla:
Permet planificar el desenvolupament de complexos projectes de forma fàcil, i no requereix el coneixement previ de gestió de projectes.
Terminis realistes d’entrega:
L’eix horitzontal del gràfic de Gantt indica en què període es completarà cada tasca, adquirint una perspectiva temporal adequada per arribar el compliment dels objectius establerts.Redueix l’estrès:Veure reflectida en forma de gràfic la planificació de les tasques afavoreix que totes les persones implicades en el procés s’organitzen amb temps i estan mentalment tranquil·les amb els terminis marcats.
Demostra el coneixement del creador:
Un bon disseny d’un diagrama de Gantt denota professionalitat i dedicació del director del projecte. Es percep a través de l’organització de les tasques i els recursos del seu coneixement sobre les necessitats i objectius del projecte.
Com fer un diagrama de Gantt?
Pel desenvolupament eficaç d’un gran projecte és convenient dividir-lo en etapes i tasques més petites que permeten una gestió i un control més àgil de procés. A continuació et desvetllem les pautes bàsiques per l’elaboració d’un diagrama de Gantt:
- Defineix les tasques que requereixen el projecte: Es tracta del punt de partida on hauràs de numerar les tasques necessàries per portar a terme el projecte, per ordre de prioritat. És important evitar errors, ja que posteriorment repercutiran en la resta de passos.
- Duració de les tasques: En aquest punt, hauràs de plantejar-te quant de temps emprar per a l’elaboració de cada tasca i així aconseguir una visió global i una duració estimada del procés.
- Establir els recursos necessaris: En aquesta part, hauràs d’assignar els recursos que seran necessaris emprar en cada tasca: econòmics, humans i tècnics.
- Distribució de les tasques: En aquesta fase, hauràs de detallar sobre quin recaurà la responsabilitat de cada tasca i concretar possibles col·laboracions entre departaments.
Per una adequada planificació empresarial és necessari establir una bona comunicació amb els equips de treball, així com tenir una visió global dels projectes per poder controlar tots els elements que influeixin en el seu desenvolupament. Per això, el Diagrama de Grantt és l’eina de gestió perfecta per a qualsevol tipus d’empresa. A què esperes per incloure-la en la teva?
”La millor manera de garantir la productivitat i un ambient adequat, és la cooperació entre l’administració i els obrers”.
H.L. Gantt