En aquest article
Què és el sistema Kanban i cóm aplicar-ho en la teva empresa? Aquesta és la pregunta clau que es van fer molts empresaris abans d’aconseguir grans resultats pel seu negoci. Es tracta d’una metodologia agile management originària del Japó. Aquest sistema es basa a crear targetes (Ban) visuals (Kan) que representen les diferents tasques, per organitzar-les després en un tauler on, a cop de vista, es pugui conèixer l’estat de cada projecte.
Aquesta tècnica és una forma eficient de gestionar el treball i està guanyant gran popularitat en el món empresarial. El seu lema és stop starting, start finishing i et permetrà prioritzar tasques i guanyar eficiència en tots els aspectes, ja que l’equip serà capaç de conèixer la càrrega total de feina i de reaccionar davant de tasques imprevistes.
El lema de la metodologia Kanban: Stop starting, start finishing.
Que s’ha de tenir en compte per la implementació de Kanban en una empresa?
Com tot, el sistema Kanban té una recepta que s’ha de seguir pas a pas si vols que la teva empresa ho aprofiti al màxim. Et deixem per aquí alguns passos a tenir en compte:
- Dedica temps a formar al teu equip amb el mètode Kanban.
Primer de tot, has de crear un taulell i col·locar-lo en un lloc visible. Així, l’equip podrà participar d’aquest sistema com més aviat millor. No oblidis explicar amb deteniment a tots, en què consisteix el mètode Kanban i quins avantatges pot aportar-los. Sabem que els canvis poden ser difícils, però sempre són a millor!
Recorda, keep it simple! El taulell del mètode Kanban és centre en tres columnes: “per fer”, “en procés” i “fet”. No et compliquis!
- Defineix el flux de tasques
Segons el sistema Kanban, cada tasca ha de passar pels tres estats. Definir-les és sempre primordial, però aquest sistema anima a posar-les sobre paper i enganxar-les en el taulell, que s’anirà actualitzant cada cop que s’avanci en una d’elles. Cada targeta Kanban representa un element en el qual treballar.
- Establir reunions periòdiques
Donar i rebre feedback de l’equip sempre marcarà la diferència, per la qual cosa, establir reunions periòdiques amb els responsables és un must perquè el projecte tiri endavant de la millor manera possible.
- Implementa el WIP (Work in Progress)
Segur que et sembla obvi, però tots som una mica workaholic. És molt important implementar els límits WIP (o treball en curs), perquè el mètode Kanban funcioni. Treballar en dues tasques al mateix temps significa haver de canviar el xip constantment entre una cosa i l’altre, i no és gens eficient. Els límits de treball en curs ens ajuden a no perdre el ritme de treball i a no caure en les multitasques. Oblida els “tinc mil coses al cap” i centra’t en una!
No oblidis passar pel nostre post sobre eficiència a la feina si necessites algun consell més. Mai fallen!
El sistema Kanban és aplicable a la teva empresa?
Tot i que el mètode Kanban és aplicable a qualsevol mena d’empresa, els resultats no seran igual en tots, i és que hi ha certs processos productius que treballen braç a braç amb aquesta metodologia. Et deixem alguns casos perquè puguis valorar si la teva empresa es troba entre les afortunades:
- L’estructura interna de la teva companyia està ben organitzada i clarament estructurada per tasques. Una companyia estructurada funcionalment seria un molt bon consell.
- La demanda dels teus productes o serveis és regular, és a dir, les vendes són estables.
- La teva cartera de productes o serveis és concisa i concentrada, no hi ha massa varietat.
- El flux de materials és clar i està ben definida.
- Els processos de producció són uniformes i repetibles, de nou, sense massa variació.
- Els teus proveïdors són fiables i no hi ha falles amb les entregues de material.
Pros i contres de la metodologia Kanban
Siguis Libra o no, prendre una decisió d’aquest calibre sempre demana a crits una llista de pros i contres. I el mètode Kanban no serà menys! Aquí et deixem alguns dels avantatges i desavantatges que poden presentar aquest mètode:
AVANTATGES 👍🏻
- Flux de treball clar i organitzat.
- Sempre on time amb els temps d’entrega!
- Informació a cop de vista.
- Evita l’aglomeració de les tasques.
DESAVANTATGES 👎🏻
- És un sistema limitat i pot ocasionar que alguns treballadors quedin desocupats.
- No és igual d’eficaç en tots els tipus de projecte.
- No permet anticipar-se a canvis en la demanda.
La metodologia Lean i el mètode Kanban
Un moment, però, Que és Lean? Podríem dir que la metodologia Lean és el segon pas després implementar el mètode Kanban: busca optimitzar i agilitzar processos eliminant elements que no aporten valor en el camí.
Així, la combinació de Kanban y Lean ajudarà a reduir el desaprofitament i millorar la qualitat del producte. Una vegada que les tasques estan organitzades i els problemes són visibles, serà molt més fàcil detectar-los i eliminar-los.
La metodologia Lean és el segon pas després d’implementar el mètode Kanban. Buscar optimitzar i agilitzar processos eliminant elements que no aporten valor al camí.
Llavors, ja t’has decidit? Si finalment optes per incorporar Kanban al teu dia a dia, esperem que assoleixis satisfer les teves expectatives i les del teu equip. Molta sort!
«No és suficient estar ocupat, també ho estan les formigues. La pregunta és, en què estem ocupats?
Henry David Thoureau