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Si todo tiene un orden, aun dentro del caos, vuestro proyecto empresarial no iba ser menos. En el mundo de los negocios, no todo vale, y es que, si vuestro objetivo es abriros paso en un nuevo mercado, dar un giro de 180º a la jornada laboral de vuestros equipos o emprender en un nuevo proyecto completamente disruptivo, el paso más importante es crear un plan de acción de empresa sólido, bien organizado y capaz de hacer frente a cualquier imprevisto que pueda surgir en el camino.
Qué es un plan de acción y por qué es importante
Un plan de acción empresarial (que no es lo mismo que un plan de negocio, ¡descubrid las diferencias aquí!) es una hoja de ruta hacia los objetivos de un proyecto en concreto. Se basa en una planificación exhaustiva, creando un camino ascendente en metas y poniendo a disposición de los managers una visión general de en qué paso nos encontramos. Incluso a nivel personal, construir un plan de acción puede ayudaros a establecer objetivos realistas en vuestro día a día y a saber cómo llegar hasta ellos.
Sin duda, la importancia de este plan de acción empresarial en cualquier esfera es que otorga una visión estratégica de todo el proyecto, su naturaleza, su futuro y viabilidad y el rol de cada uno de los integrantes del equipo. Además, contar con este documento y con la planificación previa que requiere os hará capaces de dar un paso atrás o dos hacia delante siempre que lo necesitéis.
¡Ojo! 👀 Recordad que este, como otros muchos mapas e informes, es un documento vivo; es decir, no es la verdad grabada sobre piedra. Un cambio en el contexto socioeconómico, en vuestro mercado en concreto o en las necesidades del público objetivo podría hacer que vuestro plan de acción deba replantearse.
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Tipos de planes de acción
Existen tantos tipos de planes de acción como proyectos o metas queráis marcaros, ya sean empresariales, de desarrollo profesional de los empleados (o el vuestro propio) o, por ejemplo, el cambio de una oficina convencional a unos espacios de trabajo flexibles. Cualquier cambio o cualquier escala necesita una organización previa, y crear un plan de acción es la manera más fácil y visual de disponer de una base fuerte.
Aun así, podemos clasificar los planes de acción en tres grandes grupos con miles de subgrupos que iréis creando a medida que surja la necesidad.
Plan de acción estratégico
Un plan de acción estratégico es aquel que detalla el camino hacia el éxito del proyecto, pues tiene en cuenta la intención primaria de la idea, los objetivos establecidos de acuerdo a su implementación y todos aquellos detalles necesarios en el camino. Un plan de acción estratégico os hará capaces de optimizar recursos e inversiones, priorizar tareas según sus resultados y aumentar la eficiencia y productividad de las partes implicadas.
Por otro lado, contar con un plan de acción claro de este estilo dará una transparencia al proyecto que tanto los equipos participantes como terceras personas externas a la compañía agradecerán, pues toda la información se encuentra a un golpe de vista.
Plan de acción comercial
Algo más específico, el plan de acción comercial permitirá al equipo encargado de este departamento tomar decisiones más acertadas basadas en hechos, pues este documento podrá darles una visión general de qué acciones han funcionado mejor que otras, qué expectativas se han cumplido…
Al tratarse de un plan de acción mucho más dedicado, podemos detallar algunas de las partidas que no pueden faltar:
- Productos/servicios y sus especificaciones
- Estudio del público objetivo
- Metas y objetivos
- Profesionales implicados
- Estrategia y discurso de ventas
- Inversión y estrategia financiera
Plan de marketing
El plan de acción del departamento de marketing recoge las acciones, objetivos, indicadores, análisis, KPIs y métricas necesarias para medir los resultados de la empresa. Se puede decir que este tipo de plan de acción también es estratégico, pero ha ganado tanta importancia y se compone de tantas estrategias singulares en conjunto que ha de considerarse un plan de acción en sí mismo. De hecho, cada departamento puede incluso tener su propio plan de marketing, así como cada lanzamiento o cada gama de producto.
Este plan de acción, entonces, describe cómo y con qué recursos, inversiones y campañas una empresa logrará sus objetivos; y, sobre todo, cómo lo comunicará y atraerá a nuevos leads o clientes.
Cómo realizar un plan de acción: paso a paso
Un plan de acción exitoso debe elaborarse en equipo para así integrar en la estrategia empresarial a todos los departamentos que forman parte de la empresa y los diferentes puntos de vista del talento dentro de la compañía. Estos son los cinco puntos esenciales a los que debe responder:
Definir objetivos SMART
Como en todo plan, conseguir definir bien el objetivo es el punto de partida correcto: este ha de ser realista, consecuente con la situación de la compañía (tanto interna como en su sector) y estar claramente expresado, de manera que todos los implicados en su cumplimiento sepan dónde quieren llegar.
Os recomendamos seguir el método SMART: una herramienta elaborada por psicólogos que ayuda a los usuarios establecer objetivos para cualquier ámbito.
Fijar un responsable
Una vez que el objetivo esté definido, es importante confiarle las riendas a uno de los integrantes del equipo y que actúe como figura de referencia para el resto de profesionales. ¿Cómo elegir al mejor candidato? Os proponemos usar este checklist de las 4 L del liderazgo… y quien las cumpla todas ¡es vuestrx manager perfectx!
Estimar el tiempo
Como os hemos comentado antes, cualquier plan de acción para una empresa es un documento vivo, por lo que lo más inteligente es establecerlo dentro de un marco temporal cerrado. Fecha de inicio y sesiones de revisión, deadlines para tareas concretas… Compartid este planning con vuestrx manager encargadx para que pueda tener todo bajo control.
En este caso, usar una aplicación de gestión de tareas y productividad puede ser a game-changer, pues todos los miembros del equipo tendrán acceso al calendario compartido.
Calcular los recursos
Si multiplicas las personas implicadas en el proyecto por el tiempo óptimo para su realización, tendrás como resultado los recursos que la empresa tendrá que destinar a cumplir con el objetivo. Además, es importante tener en cuenta si el proyecto requiere personal extra o la compra de algún equipo o programa especial que implique un aumento de la aportación de recursos económicos.
Comunicación
Uno de los aspectos más importantes a considerar si queremos que nuestro plan de acción sea eficaz y cumpla con lo que esperamos de él, es la comunicación. Establecer canales naturales y accesibles, fijar qué personas tendrá acceso a qué información y mantener una comunicación abierta y constante son puntos que querréis tener en cuenta a la hora de elaborar vuestro plan de acción.
Evaluación
No nos cansamos de repetirlo, y es que darle al botón de encendido y dejar que corra no es la manera de llevar vuestro proyecto y plan de acción al éxito. Una constante revisión y evaluación de las decisiones tomadas es vital y, sobre todo, ser capaz de discernir dónde nos hemos equivocado, reconciliarnos con la idea y tener siempre un plan B en la recámara.
Ejemplo de un plan de acción
Ya que el principal cometido de esta guía es establecer unos objetivos concretos, os dejamos un template en el que analizar cada uno de vuestros main goals y todas sus especificaciones:
Una vez establecidos los objetivos a perseguir, lo único que tenéis que hacer es implementar tareas concretas por departamento o profesional, crear un calendario común en el que todos puedan ver en qué punto se encuentra el proyecto y establecer un marco temporal.
¡Esperamos que este post haya servido de ayuda para todas esas mentes brillantes pero caóticas! Con la planificación necesaria, estamos segurxs de que catapultaréis vuestros proyectos hacia lo más alto. Solo os hace falta un esquema colorido 😉
«En una organización exitosa, ningún detalle es demasiado pequeño para no prestarle atención»
Lou Holtz