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¿Qué es el sistema Kanban? Esa es la pregunta clave que se hicieron muchos empresarios antes de lograr grandes resultados para su negocio. Se trata de una metodología agile management originaria de Japón. Este sistema se basa en crear tarjetas (Ban) visuales (Kan) que representan las distintas tareas, para organizarlas después en un tablero donde, a golpe de vista, se pueda conocer el estado de cada proyecto. En este post te queremos contar todo sobre qué es el sistema Kanban y cómo aplicarlo en tu empresa.
Esta técnica es una forma eficiente de gestionar el trabajo y está ganando gran popularidad en el mundo empresarial. Su lema es stop starting, start finishing y te permitirá priorizar tareas y ganar eficiencia en todos los aspectos, pues el equipo será capaz de conocer la carga total de trabajo y de reaccionar ante tareas imprevistas.
El lema de la metodología Kanban: stop starting, start finishing.
¿Qué hay que tener en cuenta para aplicar el sistema Kanban en una empresa?
Como todo, Kanban tiene una receta que seguir paso a paso si quieres que tu empresa lo aproveche al máximo. Te dejamos por aquí algunos pasos a tener en cuenta para aplicar el sistema Kanban:
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Dedica tiempo a formar a tu equipo en el método Kanban
¡Lo primero para implementar el sistema Kanban en tu empresa es crear un tablero y colocarlo en un lugar visible! Así, el equipo podrá participar de este sistema cuanto antes. No olvides explicar con detenimiento a todos en qué consiste el método Kanban y qué ventajas puede aportarles. Sabemos que los cambios pueden ser difíciles, ¡pero siempre son a mejor!
Recuerda, keep it simple! El tablero del método Kanban se centra en tres columnas: “por hacer”, “en proceso” y “hecho”. ¡No te compliques!
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Define el flujo de tareas
Según el sistema Kanban, cada tarea tiene que pasar por los tres estados. Definirlas es siempre primordial, pero este sistema anima a ponerlas sobre papel y pegarlas en el tablero, que se irá actualizando cada vez que se avance en una de ellas. Cada tarjeta Kanban representa un elemento en el que trabajar.
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Establece reuniones periódicas
Dar y recibir feedback del equipo siempre marcará la diferencia, por lo que establecer reuniones periódicas con los responsables es un must para que el proyecto salga adelante de la mejor manera posible.
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Implementa el WIP (Work In Progress)
Seguro que te parece algo obvio, pero todos somos un poco workaholic. Es muy importante implementar los límites WIP (o de trabajo en curso) para que el método Kanban funcione. Trabajar en dos tareas al mismo tiempo significa tener que cambiar el chip constantemente entre una cosa y otra, lo que no es para nada eficiente. Los límites de trabajo en curso nos ayudan a no perder el ritmo de trabajo y a no caer en las multitareas. ¡Olvida los “tengo la cabeza a mil cosas” y céntrate en una!
No olvides pasar por nuestro post sobre eficiencia en el trabajo si necesitas algún consejo más. ¡Nunca fallan!
¿El método Kanban es aplicable a tu empresa?
Aunque el sistema Kanban es aplicable a cualquier tipo de empresa, los resultados no serán igual en todas, y es que hay ciertos procesos productivos que trabajan codo con codo con esta metodología. Te dejamos algunos casos para que puedas valorar si tu empresa se encuentra entre las afortunadas:
- La estructura interna de tu compañía está bien organizada y claramente estructurada por tareas. Una compañía estructurada funcionalmente sería un muy buen ejemplo.
- La demanda de tus productos o servicios es regular, es decir, las ventas son estables.
- Tu cartera de productos o servicios es concisa y concentrada, no hay demasiada variedad.
- El flujo de materiales es claro y está bien definido.
- Los procesos de producción son uniformes y repetibles, de nuevo, sin mucha variación.
- Tus proveedores son fiables y no hay fallos con las entregas de material.
Pros y contras del sistema Kanban
Seas libra o no, tomar una decisión de este calibre siempre pide a gritos una lista de pros y contras, ¡y el método Kanban no iba a ser menos! Aquí te dejamos algunas de las ventajas e inconvenientes que puede presentar este método:
VENTAJAS 👍🏻
- Flujo de trabajo claro y organizado.
- ¡Siempre on time con los tiempos de entrega!
- Información a golpe de vista.
- Evita la acumulación de tareas.
INCONVENIENTES 👎🏻
- Es un sistema limitado y puede ocasionar que algunos trabajadores queden desocupados.
- No es igual de eficaz en todos los tipos de proyecto.
- No permite anticiparse a cambios en la demanda.
La metodología Lean y el sistema Kanban
Un momento, pero, ¿qué es Lean? Podríamos decir que la metodología Lean es el segundo paso tras implementar el método Kanban: busca optimizar y agilizar procesos eliminando elementos que no aporten valor en el camino.
Así, la combinación de Kanban y Lean ayudará a reducir desperdicios y mejorar la calidad del producto. Una vez que las tareas están organizadas y los problemas son visibles, será mucho más fácil detectarlos y eliminarlos.
Si quieres saber un poco más sobre esta metodología, aquí te dejamos un artículo muy bien detallado sobre el Lean Management. ¡No te lo pierdas!
La metodología Lean es el segundo paso tras implementar el método Kanban. Busca optimizar y agilizar procesos eliminando elementos que no aporten valor en el camino.
Entonces, ¿te has decidido ya? Si finalmente optas por incorporar Kanban a tu día a día, esperamos que logres satisfacer tus expectativas y las de tu equipo. ¡Mucha suerte!
«No es suficiente estar ocupado, también lo están las hormigas. La pregunta es, ¿en qué estamos ocupados?»
Henry David Thoureau