La comunicación en las empresas es un factor clave para lograr los resultados y conseguir posicionarse como una organización de éxito. A pesar de que gracias a las nuevas tecnologías estamos en constante conexión, resulta imprescindible planificar reuniones de trabajo cara a cara entre los equipos de la empresa para compartir información y elaborar un plan de acción entre todos. Sin embargo, en la moderación está la clave. Dentro del mundo empresarial existe una saturación de reuniones y este hecho hace que la mayoría de asistentes considere que son largas, aburridas y, en definitiva, una pérdida de tiempo. Por este motivo, para organizar reuniones de trabajo efectivas, es importante elaborar una planificación previa y seguir ciertas indicaciones para garantizar la productividad. En este post vamos a darte algunas pautas para hacerlo.
“La mayoría de empleados considera que las reuniones de trabajo son largas y una pérdida de tiempo”
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- 1 Entonces, ¿cómo organizar reuniones de trabajo efectivas?
- 1.1 Define previamente los objetivos
- 1.2 Planifica e informa del motivo de la reunión con antelación
- 1.3 Convoca solamente a las personas necesarias
- 1.4 Elige un espacio adecuado
- 1.5 Puntualidad
- 1.6 En primer lugar, aclara los puntos importantes
- 1.7 Escucha todas las opiniones
- 1.8 Resuelve dudas
- 1.9 Sintetiza las conclusiones
- 1.10 Documenta y comparte los datos
Entonces, ¿cómo organizar reuniones de trabajo efectivas?
Para ayudarte a organizar reuniones de trabajo efectivas, vamos a contarte los 10 pasos a seguir para que tus reuniones sean un éxito y fomenten la productividad de los equipos de trabajo.
Define previamente los objetivos
Una vez hayas determinado que es necesario hacer una reunión de trabajo, hay que planificarla con tiempo. Para hacerlo correctamente, es importante que definas los objetivos a alcanzar y la situación en la que se encuentra la empresa respecto a ellos.
Planifica e informa del motivo de la reunión con antelación
Tras definir los objetivos de la reunión, es fundamental que informes del motivo de la misma con bastante antelación a los asistentes de forma individual, por ejemplo, vía email. De este modo, cada trabajador podrá prepararse argumentos o apuntes interesantes sin que les pille por sorpresa la invitación y, por tanto, no se quedarán con la sensación de que se han dejado cosas por decir.
Convoca solamente a las personas necesarias
Parece algo obvio, pero la mayoría de trabajadores convocados a reuniones de trabajo considera que no es necesaria su asistencia. Por este motivo, no es necesario que cada reunión se convierta en un meeting multitudinario, así que invita solamente a quien sea necesario, es decir, a quien de algún modo le afecte los puntos a tratar en la reunión.
Elige un espacio adecuado
Para que las reuniones de trabajo sean efectivas, es importante que escojas un espacio apto. Es aconsejable que reserves con antelación un entorno que cuente con todos los materiales y tecnologías necesarias para su buen desarrollo. Puedes echar un vistazo al alquiler de salas en Madrid y Barcelona que ofrecemos en Lexington.
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Puntualidad
¡El tiempo es oro! Por ese motivo, exige puntualidad para que las reuniones no se prolonguen más de lo acordado. Lo recomendado es que la duración aproximada de la reunión sea sobre 45 minutos y a primera hora de la mañana para evitar interrupciones en el trabajo.
En primer lugar, aclara los puntos importantes
Para evitar desviaciones, la reunión deberá comenzar tratando los puntos más importantes, es decir, el motivo principal de la misma. Seguidamente, propón el modelo de trabajo a seguir para alcanzar los objetivos estipulados y finaliza con los temas más secundarios.
Escucha todas las opiniones
Para que una reunión de trabajo sea productiva es importante que todos los asistentes expongan sus ideas y sugerencias al respecto. Deberás tener en cuenta también los diferentes puntos de vista a la hora de tomar decisiones que les repercutan. Por otro lado, tendrás que ejercer de mediador, evitando que se formen bandos de opinión que acaparen la conversación. Hay que velar para que la comunicación sea lo más dinámica posible.
Resuelve dudas
Antes de finalizar la reunión, es interesante que dejes unos minutos para que los asistentes puedan plantear posibles dudas o sugerencias que les hayan surgido durante el desarrollo. Resolver estas cuestiones en equipo resulta muy productivo ya que, de esta forma, todos son plenamente conscientes del desarrollo del plan de negocio.
Sintetiza las conclusiones
Para finalizar la reunión, remóntate a los objetivos principales y haz un breve resumen de los puntos acordados para llevar a cabo los pasos que permitirán llegar a ellos.
Documenta y comparte los datos
Por último, y quizás lo más importante, posteriormente a la reunión, elabora un resumen completo con las medidas propuestas, las conclusiones y los pasos a seguir y envíalo de forma individual a los asistentes. Es una buena forma de hacer que la reunión sea efectiva del todo y que los trabajadores se sientan valorados.Lexington cuenta con espacios totalmente equipados para que el desarrollo de tus reuniones de trabajo sean lo más productivas posibles. Olvídate de tener que pensar en un lugar adecuado cada vez que quieras reunir a tu equipo, en cualquiera de nuestros centros de negocios de Madrid o Barcelona, ofrecemos espacios adaptados a tus necesidades, dotados de avanzada tecnología para que todo cumpla con las exigencias de tu negocio.
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“Hay que unirse, no para estar juntos, sino para hacer algo juntos”.
Donoso Cortés