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Definir objetivos claros antes de convocar una reunión es fundamental establecer los objetivos y temas prioritarios a tratar.
Planificación y comunicación previa: informar con antelación a los asistentes sobre el propósito y los puntos clave de la reunión mejora la preparación y participación.
Antes de aprender a organizar reuniones de trabajo efectivas, es fundamental comprender que no todas las reuniones son iguales ni tienen los mismos objetivos. Elegir el tipo adecuado permite optimizar el tiempo, evitar encuentros innecesarios y garantizar la participación de quienes realmente aportarán valor. Estos son los tipos de reuniones más comunes:
Su objetivo es compartir novedades, comunicar decisiones o transmitir datos relevantes. No requieren una gran interacción por parte del equipo.
Sirven para revisar el avance de proyectos, identificar bloqueos y ajustar acciones en el corto plazo.
Reúnen a perfiles clave para analizar opciones y escoger la mejor solución. Su éxito depende de la claridad en los objetivos y en los criterios de decisión.
Ideales para generar ideas, explorar soluciones innovadoras o diseñar estrategias de forma colaborativa.
Su finalidad es capacitar al equipo en nuevas herramientas, procesos o metodologías.
Centradas en presentar propuestas, negociar acuerdos o presentar productos/servicios.
La comunicación interna es un pilar estratégico para que las empresas logren resultados y mejoren su competitividad. Aunque las tecnologías permiten trabajar conectados, siguen siendo necesarias las reuniones presenciales o virtuales para alinear prioridades, compartir información y definir planes de acción.
Sin embargo, el exceso de reuniones genera desgaste. La clave, por tanto, está en la planificación, la moderación y la orientación a resultados.
“La mayoría de empleados considera que las reuniones de trabajo son largas y una pérdida de tiempo”
A continuación, organizamos las 10 pautas esenciales para celebrar reuniones realmente efectivas.
Una vez hayas determinado que es necesario hacer una reunión de trabajo, hay que planificarla con tiempo. Para hacerlo correctamente, es importante que definas los objetivos a alcanzar y la situación en la que se encuentra la empresa respecto a ellxs. Para llevar a cabo esta tarea de manera efectiva, es recomendable realizar un análisis detallado de las necesidades y desafíos actuales de la empresa.
Al responder a estas preguntas, tendrás una visión más clara de los temas prioritarios a tratar durante la reunión.
Comparte el propósito, los puntos clave y la documentación relevante antes del encuentro. Así, los asistentes podrán preparar argumentos, datos o preguntas.
En reuniones virtuales, envía también el enlace, parámetros de conexión y requisitos técnicos.
Parece algo obvio, pero la mayoría de trabajadorxs convocados a reuniones de trabajo considera que no es necesaria su asistencia. Por este motivo, y para conseguir organizar reuniones de trabajo realmente efectivas, no es necesario que cada junta se convierta en un meeting multitudinario, así que invita solamente a quien sea necesario, es decir, a quien de algún modo le afecte los puntos a tratar en la reunión.
Para organizar reuniones de trabajo efectivas, es importante que escojas un espacio apto. Es aconsejable que reserves con antelación un entorno que cuente con todos los materiales y tecnologías necesarias para su buen desarrollo. En este sentido, tienes que asegurarte de que la sala esté completamente equipada para los objetivos de tu reunión. Los dos aspectos clave que debes tener en cuenta son:
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¡El tiempo es oro! Por ese motivo, exige puntualidad para que las reuniones no se prolonguen más de lo acordado. Lo recomendado es que la duración aproximada de la reunión sea sobre 45 minutos y a primera hora de la mañana para evitar interrupciones en el trabajo. Al planificar, establece un tiempo de inicio “flexible” que permita a los participantes llegar y prepararse sin sentirse apresurados.
Para evitar desviaciones, la reunión deberá comenzar tratando los puntos más importantes, es decir, el motivo principal de la misma. Seguidamente, propón el modelo de trabajo a seguir para alcanzar los objetivos estipulados y finaliza con los temas más secundarios.
"Una reunión bien estructurada no solo optimiza el tiempo, sino que también mejora la colaboración y el compromiso del equipo."
Para que una reunión de trabajo sea productiva es importante que todos los asistentes expongan sus ideas y sugerencias al respecto. Deberás tener en cuenta también los diferentes puntos de vista a la hora de tomar decisiones que les repercutan. Por otro lado, tendrás que ejercer de mediador, evitando que se formen bandos de opinión que acaparen la conversación. Hay que velar para que la comunicación sea lo más dinámica posible.
Antes de finalizar la reunión, es interesante que dejes unos minutos para que los asistentes puedan plantear posibles dudas o sugerencias que les hayan surgido durante el desarrollo. Resolver estas cuestiones en equipo resulta muy productivo ya que, de esta forma, todos son plenamente conscientes del desarrollo del plan de negocio.
Para finalizar la reunión, remóntate a los objetivos principales y haz un breve resumen de los puntos acordados para llevar a cabo los pasos que permitirán llegar a ellos.
Por último, y quizás lo más importante en este recorrido sobre cómo organizar una reunión es que, posteriormente a la junta, puedas elaborar un resumen completo con las medidas propuestas, las conclusiones y los pasos a seguir para enviarlo de forma individual a los asistentes. Es una buena forma de hacer que la reunión sea efectiva del todo y que los trabajadores se sientan valorados.
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“Hay que unirse, no para estar juntos, sino para hacer algo juntos”. Donoso Cortés
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