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Lo hemos oído muchas veces ya, pero lo repetiremos las veces que haga falta: la flexibilidad y la eficiencia son clave para el éxito empresarial. Es por ello que cada vez más empresas eligen los servicios de los espacios flexibles para alquilar sus oficinas o salas de reuniones, evitando así los largos periodos de contratación de las oficinas convencionales. Sin embargo, para aprovechar al máximo sus ventajas, es necesario contar con una gestión financiera efectiva. Hoy queremos que nuestra #LexingtonMagazine te enseñe a entender cómo contabilizar el alquiler de una sala de reuniones y cuáles son los pasos que debes tener en cuenta. Y aunque no sea un reto fácil, desde la correcta categorización de gastos hasta la optimización de recursos, te explicaremos las mejores prácticas que te permitirán mantener un control preciso de estos elementos en tu presupuesto. ¡Presta atención!
¿Cómo contabilizar el alquiler de una sala de reuniones?
Sí, el alquiler de una sala de reuniones puede contabilizarse como un gasto deducible en el Impuesto sobre Sociedades, al considerarse parte de las operaciones comerciales de tu empresa. Aquí hay algunos puntos importantes a tener en cuenta al contabilizarlo:
- Registro adecuado: Asegúrate de mantener un registro detallado de todas las transacciones relacionadas con el alquiler de la sala de reuniones. Esto incluye facturas, recibos y cualquier otro documento que respalde el gasto.
- Categorización precisa: Es importante categorizar este gasto de manera precisa en tu sistema contable.
- Documentación justificativa: Conserva todos los comprobantes de pago y contratos de alquiler asociados con la sala de reuniones.
- Uso comercial exclusivo: Para que el alquiler sea totalmente deducible, debe estar vinculado a las actividades comerciales de tu empresa.
- Consultoría con un profesional fiscal: Considera la posibilidad de consultar a un asesor fiscal para asegurarte de que estás aprovechando todas las deducciones fiscales disponibles y cumpliendo con las regulaciones fiscales vigentes.
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Gastos deducibles en Hacienda
Sabemos que el entramado fiscal es complejo, por lo que es necesario que comprendas cuáles son los gastos deducibles para que así maximices los beneficios fiscales de tu empresa. Aquí te presentamos algunas categorías:
Alquiler de salas de reuniones
Las empresas que buscan espacios profesionales para llevar a cabo sus reuniones pueden deducir el gasto asociado al alquiler de salas de reuniones.
Y recuerda: guarda una documentación exhaustiva que respalde estos pagos, incluyendo facturas detalladas y contratos de alquiler. Esta deducción puede ser clave para optimizar la carga tributaria de tu empresa.
Alquiler de salas de formación
Cuando se requiere un espacio especialmente diseñado para actividades formativas, el alquiler de salas de formación también puede considerarse como un gasto deducible en Hacienda. La capacitación y el desarrollo del personal son aspectos fundamentales para el crecimiento empresarial, y aprovechar las deducciones asociadas puede ser una estrategia financiera inteligente.
Alquiler de coworking
El alquiler de espacios de coworking puede ser considerado un gasto deducible, siempre y cuando se utilice exclusivamente con fines comerciales. Importante: mantén una clara separación entre el uso personal y comercial para garantizar la elegibilidad de esta deducción.
Importancia del tipo de contrato
El tipo de contrato que se escoge puede tener repercusiones significativas en diversos aspectos, desde la gestión financiera hasta la conformidad con normativas contables específicas. Vamos a explorar la relevancia del tipo de contrato, centrándonos en cuestiones clave como la aplicación de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) 16 y los diferentes tipos de arrendatarios.
¿Contiene arrendamiento de acuerdo con la NIIF 16?
La Norma Internacional de Información Financiera 16 (NIIF 16) ha introducido cambios sustanciales en la forma en que las empresas deben contabilizar los arrendamientos. Es muy importante determinar si un contrato contiene un arrendamiento bajo los términos de la NIIF 16, ya que esto puede tener implicaciones significativas en la presentación de estados financieros y en la evaluación del rendimiento financiero de la empresa.
Tipos de arrendatarios
Los arrendatarios pueden clasificarse en diferentes categorías según sus necesidades y objetivos comerciales. Comprender estos tipos de arrendatarios es esencial para elegir el contrato de arrendamiento más adecuado y para cumplir con las obligaciones contables correspondientes. Desde arrendatarios operativos hasta financieros, cada tipo tiene implicaciones específicas en términos de tratamiento contable, impacto en el balance general y gestión de riesgos.
Cómo contabilizar los gastos de salas de reuniones y coworking
Entender cómo contabilizar los gastos de salas de reuniones y coworking implica una consideración cuidadosa de los tipos de empresas beneficiarias, la correcta asignación en la cuenta 62 y el uso efectivo de subcuentas específicas. ¿Te suena a chino? Te lo explicamos brevemente:
Tipos de empresas
¿Startups, empresas emergentes, grandes empresas? Da igual, todas ellas pueden encontrar beneficios significativos en el alquiler de salas de reuniones y espacios de coworking. Cada tipo de empresa puede optimizar el coste de estos espacios flex, maximizando así la eficiencia operativa.
Cuenta 621
La cuenta 621 en el plan contable se destina a los arrendamientos y, por lo tanto, es la categoría contable clave para registrar los gastos relacionados con el alquiler de salas de reuniones y coworking.
👉🏼 BONUS TRACK: El consejo más valioso que podemos ofrecerte es que tengas una breve conversación con la asesoría para determinar las necesidades específicas de información contable. La labor de los expertos en contabilidad no solo se limita a la presentación de declaraciones de impuestos, sino a proporcionar información contable relevante y oportuna que mejore la toma de decisiones en cualquier tipo de negocio. Así que, ante la duda, ¡no dudes en recibir la ayuda que requieren tus grandes decisiones! Y si quieres ser emprender 360º, no te olvides de la importancia de contar con una asesoría jurídica para cualquier duda.