En este artículo
Organizar congresos es algo muy habitual en el mundo empresarial. Sin embargo, la planificación de eventos presenciales también trae complicaciones, ya sea por tiempo, costes o localización. Pero no te preocupes, tenemos una solución: el congreso virtual.
Nuestro artículo de la #LexingtonMagazine de hoy hablará sobre este nuevo método híbrido para organizar eventos, así como todo lo que necesitas saber para organizar un congreso online con éxito.
Significado y relevancia de los congresos virtuales
El congreso virtual es una alternativa a los congresos presenciales que, además de contar con algunas ventajas como el ahorro de gastos, la flexibilidad horaria y geográfica, incluye otras como:
- Incremento de la asistencia
- Fomento de la difusión del congreso
- Acceso a un número más amplio de usuarios
Los congresos virtuales reúnen a personas con ideas afines en un lugar durante un período determinado para avanzar en un objetivo, explorar una idea o desarrollar un proyecto. ¡Y cuando se organizan bien, pueden tener resultados increíbles!
Importancia de organizar un congreso online dentro de una estrategia de marketing
La organización de un congreso virtual también es una poderosa estrategia de marketing. Permite a las empresas y organizaciones posicionarse como líderes en sus campos, establecer conexiones con audiencias globales y fortalecer la imagen de marca. Cuanto más especializada sea tu compañía, más temáticas interesantes podrás proponer para tu congreso. ¿A qué esperas para prepararlo?
Tipos de congresos
Los congresos virtuales abarcan una amplia variedad de temas y formatos, desde eventos académicos y científicos hasta conferencias internacionales y ferias comerciales. ¡El límite lo pones tú!
Beneficios de organizar un congreso virtual
Veamos con más detalle algunos beneficios que un congreso virtual puede aportar a tu empresa:
- Mejora de la imagen de marca
Un congreso virtual es la oportunidad perfecta para fortalecer la imagen de marca de la empresa u organización. Si logras transmitir una imagen profesional y de calidad, podrás captar la atención y la confianza de los participantes.
- Oportunidades de networking y colaboración
Los congresos virtuales permiten ampliar las oportunidades de networking al eliminar las barreras geográficas. Los participantes pueden conectarse con expertos y potenciales socios de todo el mundo, fomentando el intercambio de ideas y creando nuevas oportunidades de negocio.
- Alcance global y accesibilidad
Estos eventos tienen un alcance global y son accesibles para personas de cualquier parte del mundo. Esto facilita la participación de audiencias internacionales y garantiza una mayor diversidad de perspectivas y conocimientos en el evento.
Preparativos para la realización de un congreso online
Ya sabes que las tecnologías a veces pueden ser traicioneras, así que, si quieres organizar una reunión con éxito fuera de la oficina, es necesario que la planificación sea perfecta. Compartimos algunos pasos clave para prepararse adecuadamente:
Definición de objetivos y temáticas
Antes de comenzar con la planificación del congreso, responde a estas preguntas:
- ¿Cuál es el propósito principal del evento?
- ¿Se trata de educar, inspirar, establecer redes de contactos o promover productos/servicios?
Definir estos objetivos ayudará a guiar todas las decisiones posteriores. Además, es importante determinar las temáticas que se abordarán durante el congreso.
Haz tu congreso online desde una sala equipada
Ten en cuenta que necesitas una red estable para asegurar que la conexión se lleve a cabo sin ningún problema. Si crees que tu casa no está bien equipada, puedes alquilar una sala de reunión por horas. Normalmente, este servicio no solo te ofrece un espacio preparado para organizar un congreso online, sino que además te brinda la posibilidad de personalizar tus demandas de acuerdo a tus necesidades. Por ejemplo, proporcionándote un catering, brindándote apoyo técnico y dándote a elegir entre diversas ubicaciones y tipologías de salas.
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Los espacios flexibles de Lexington cuentan con salas de reunión flexibles ubicadas en las mejores zonas de Madrid y Barcelona. Podrás escoger entre una amplia gama de salas perfectamente equipadas y de diferentes tamaños en cualquiera de nuestros centros. Además, podrás reservar tu sala de reunión por horas para organizar otro tipo de eventos como formaciones o showrooms. Y por supuesto, ¡con un gran equipo detrás a tu disposición!
Identificación del público objetivo
Conocer a quién está dirigido el congreso es un must. Cuanto más sepas sobre el perfil de los invitados, más atención prestarás a sus necesidades y más satisfechos estarán. Si aún no lo tienes claro, estas preguntas te ayudarán a identificarlo:
- ¿Quiénes son las personas que se espera que asistan?
- ¿Son profesionales de un sector específico, estudiantes, emprendedores o líderes de opinión?
Establece un presupuesto y los recursos
Tanto si organizas el congreso virtual desde tu casa como si alquilas una sala de reunión por horas, es necesario que establezcas un presupuesto que recoja los gastos asociados con la tecnología y el software de videoconferencia, los honorarios de ponentes, la estrategia de marketing y promoción, el soporte técnico, entre otros.
TIP: Además del presupuesto financiero, también es importante tener en cuenta los recursos humanos necesarios para organizar y llevar a cabo el evento.
Elección de la plataforma y herramientas tecnológicas
En cierto modo, el éxito de tu congreso virtual dependerá de la plataforma que elijas para hospedarla. Necesitarás elegir un software que se ajuste al tipo de evento que tienes en mente y que sea accesible para todos los participantes.
Aquí tienes lista de características que te podrán ofrecer los software de conferencias virtuales:
- Transmisión en vivo
- Funciones de videoconferencia
- Foros de discusión
- Perfiles de miembros
- Grupos y espacios de trabajo en equipo
- Puestos de patrocinadores
- Chat y mensajería
- Opciones de contenido en texto y vídeo
- Funciones pregrabación
- Opciones de pagos y paquetes
Es posible que no necesites una plataforma que cuente con todas, pero ahora que sabes cuáles son todas las funcionalidades que están a tu disposición, elige aquellas que se ajusten al tipo de evento que has planeado.
¿Todo listo para organizar tu propio congreso virtual? ¡Te ayudamos! Rellena el formulario si necesitas un espacio que te asegure el éxito de tu conferencia online. 😉⬇️