En este artículo
Todo lo que tenemos que hacer en el trabajo nos parece importante y urgente, incluso muchas tareas no son para hoy ni para mañana, sino para ayer o antes de ayer. Es muy común tener encargos atrasados, o estar agobiados por las tareas pendientes. La mejor manera de evitar encontrarnos en esta situación es saber cómo priorizar las tareas en el trabajo.
Una buena organización y la planificación adecuada son dos pilares fundamentales para todo buen trabajador
Una buena organización y la planificación adecuada son dos pilares fundamentales para todo buen trabajador. Si queremos afrontar las jornadas laborales de una forma más eficiente y alcanzar la productividad deseada, necesitamos priorizar tareas. En este artículo, hablaremos de cómo organizar las tareas del trabajo de la forma más efectiva posible.
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Organización de tareas en el trabajo
No cabe duda de que la eficiencia y la productividad son conceptos clave para las empresas. Para poder cumplir con las tareas que tenemos en nuestro trabajo necesitamos organizarnos bien. Pero ¿cómo podemos hacerlo?
A continuación, podrás encontrar algunos consejos para tener una mejor planificación y organizar las tareas en el trabajo de una manera más eficiente.
1. Establecer una lista de tareas pendientes
Para poder priorizar entre todas nuestras tareas, primero es necesario saber cuáles son. Es muy frecuente anotar en diferentes lugares las obligaciones que van surgiendo, llegando a tener un sinfín de listas de trabajos pendientes.
Por supuesto, para ser capaces de determinar cuál es la prioridad de cada una de esas tareas, es imprescindible que todas estén recogidas en la misma lista.
Aunque parezca un paso rudimentario, no debemos menospreciarlo. Tener una lista es una de las claves que marcará la diferencia entre tener una jornada laboral organizada o una marcada por el caos.
Si en esa lista tenemos proyectos muy grandes, o incluso algunos que se podrían desmenuzar en subtareas, es aconsejable hacerlo. De esta manera, nos parecerá más sencillo finalizar esos proyectos más complejos.
Además, es importante que anotemos al lado de cada tarea o subtarea algo de información extra. Por ejemplo, si tienen una fecha límite o una estimación de la cantidad de tiempo que nos llevará terminarla, sería interesante añadirlo.
Y tampoco es necesario que tengamos toda esta información escrita en una hoja de papel. Si nos resulta más cómodo, podemos hacer uso de la tecnología. Para ello, existen varias aplicaciones que pueden resultar muy útiles para gestionar el trabajo.
Recordemos que las tareas de esta lista aún no han sido priorizadas. Por eso, no importa si hay algunas importantes mezcladas con otras que no lo son tanto. De eso nos ocuparemos más adelante.
2. Diferenciar lo importante de lo urgente
Es vital saber distinguir la urgencia de la importancia cuando se trata de priorizar tareas en el trabajo
Es vital saber distinguir la urgencia de la importancia cuando se trata de priorizar tareas en el trabajo. Las urgencias reclaman toda nuestra atención y pueden ser una distracción de las que son realmente importantes.
Si dejamos de lado las tareas importantes porque no están en el límite del plazo, estas terminarán convirtiéndose en urgentes en el futuro. Esto nos generará entonces un estado de estrés que, en un principio, era totalmente innecesario.
Por lo tanto, saber diferenciar hoy entre lo importante y lo urgente, no solamente nos ayudará a organizar nuestra rutina, sino también evitará que trabajemos agobiados en el futuro.
3. Utilizar el método ABCDE
Para alcanzar una buena organización podemos hacer uso del método ABCDE. ¿De qué se trata? Este método nos ayuda a organizar las tareas según su nivel de importancia. Es una manera de ordenar los puntos de aquella lista que hicimos al principio.
Para hacerlo, solo tenemos que asignar a cada encargo pendiente una letra desde la A hasta la E. Para dividirlos debemos siempre atender a su relevancia. Cuanto más importantes sean, más cerca de la A deben estar.
De esta manera, las tareas de la A y la B serán las más esenciales; mientras que las que estén marcadas con la letra E serán totalmente prescindibles por el momento, o traspasables a otro trabajador.
Al comenzar la jornada debemos centrarnos en las tareas que están marcadas como A y B. Así, tendremos un día a día mucho más organizado.
4. Evitar a toda costa la procrastinación
La procrastinación es el peor enemigo del trabajador eficiente. De nada nos servirá saber cómo priorizar tareas y programar todo el trabajo de forma meticulosa si luego lo dejamos todo para mañana.
Si ya hemos conseguido organizarlo todo como es debido, ahora nos tocará ceñirnos al plan. Aunque nuestra preferencia personal sea empezar por una tarea marcada con una D y dejar las A y B para mañana, debemos resistir esa tentación.
Cuanto antes tachemos de la lista los puntos más importantes y urgentes, más avanzaremos con nuestro trabajo y más ganaremos en tranquilidad.
5. Dejar tareas cerradas
Otra tendencia muy común es la de empezar un montón de tareas, pero acabar por no terminar ninguna. Si esto nos está pasando, además de seguir el consejo número tres y establecer un orden de prioridades, debemos esforzarnos por terminar lo que hemos empezado.
Si tenemos en nuestra lista labores que hemos dejado a medias, es imprescindible que las vayamos cerrando. Estas tareas a medio hacer solamente nos robarán energía y estaremos constantemente pensando en ellas, ya que no las hemos finalizado.
Por eso, si lo que queremos es organizarnos de manera efectiva, debemos concentrarnos en terminar lo que hemos empezado. De esa forma, dejaremos de atormentarnos por todo aquellos encargos que tenemos a medias.
Organización y teletrabajo
En la forma de trabajo tradicional, la organización y la planificación siempre han sido muy importantes. Pero estos dos pilares se han vuelto incluso más relevantes con la llegada del teletrabajo. Cuando teletrabajamos, somos, hasta cierto punto, dueños de nuestro tiempo. De alguna manera, no hay nadie que nos controle.
El teletrabajo ha ayudado a muchos trabajadores a ser más productivos. Sin embargo, para conseguir exprimir esa productividad también en nuestra propia casa, o en una oficina flexible, es imprescindible seguir estos consejos.
Al no tener un horario marcado ni a nuestro jefe mirándonos, es fundamental saber cómo priorizar tareas cuando trabajamos desde casa. De ese modo, las jornadas laborales no se eternizarán durante todo el día, y así podremos disfrutar de otras actividades con la conciencia tranquila al saber que no tenemos nada importante pendiente.
“La planificación y preparación adecuadas evitan el bajo rendimiento”.
Stephen Keague.