En aquest article
Tot el que hem de fer a la feina ens sembla important i urgent, inclús moltes tasques no són per avui ni per demà, sinó per ahir i abans-d’ahir. És molt comú tenir encàrrecs endarrerits, o està atabalat per les tasques pendents. La millor manera d’evitar-nos trobar tot el que hem de fer a la feina ens sembla important i urgent, inclús moltes tasques no són per avui ni per demà, sinó per ahir i abans-d’ahir. És molt comú tenir encàrrecs endarrerits, o està aclaparat per les tasques pendents. La millor manera d’evitar-nos trobar en aquesta situació és saber com prioritzar les tasques a la feina.
Una bona organització i planificació adequada són dos pilars fonamentals per a tot bon treballador.
Una bona organització i la planificació adequada són dos pilars fonamentals per a tot treballador. Si volem afrontar les jornades laborals d’una forma més eficient i assolir la productivitat desitjada, necessitarem prioritzar tasques. En aquest article, parlarem de com organitzar les tasques de la feina de la forma més efectiva possible.
Potser t'interessa
Organització de tasques a la feina.
No hi ha dubte que l’eficiència i la productivitat són conceptes clau per les empreses. Per poder complir amb les tasques que tenim a la nostra feina necessitem organitzar-nos bé. Però ¿Com podem fer-ho?
A continuació, podràs trobar alguns consells per tenir una millor planificació i organitzar les tasques a la feina d’una manera més eficient.
1. Establir una llista de tasques pendents.
Per poder prioritzar entre totes les nostres tasques, primer és necessari saber quins són. És molt freqüent anotar a diferents llocs les obligacions que van sorgint, arribant a tenir un sense fi de llistes de feines pendents.
Per descomptat, per ser capaços de determinar quina és la prioritat de cada una d’aquestes tasques, és imprescindible que totes estiguin recollides a la mateixa llista.
Encara que sembli un pas rudimentari, no hem de menysprear-lo. Tenir una llista és una de les claus que marcarà la diferència entre tenir una jornada laboral organitzada o una marcada pel caos.
Si en aquesta llista tenim projectes molt grans, o inclús alguna que es podrien esmicolar en sub-tasques, és aconsellable fer-ho. D’aquesta manera ens semblarà més senzill finalitzar aquests projectes més complexos.
A més a més és important que anotem el costat de cada tasca o subtasca alguna cosa d’informació extra. Per exemple, si tenen una data límit o una estimació de la quantitat de temps que ens portarà acabar-la, seria interessant adjuntar-ho.
I tampoc és necessari que tinguem tota aquesta informació escrita en una fulla de paper. Si ens resulta més còmode, podem fer ús de la tecnologia. Per això, existeixen diverses aplicacions que poden resultar molt útils per a gestionar la feina.
Recordem que les tasques d’aquesta llista encara no han estat prioritzades. Per això, no importa si n’hi ha algunes importants barrejades amb altres que no ho són tant. D’això ens n’ocuparem més endavant.
2. Diferenciar l’important de l’urgent.
És essencial saber distingir la urgència de la importància quan es tracti de prioritzar tasques a la feina
És essencial saber distingir la urgència de la importància quan es tracti de prioritzar tasques a la feina. Les urgències reclamen tota la nostra atenció i poden ser una distracció de les que són realment importants.
Si deixem de banda les tasques importants perquè no estan al límit del termini, aquestes acabaran convertint-se en urgents en un futur. Això ens generarà llavors un estat d’estrès que, en un principi, era totalment innecessari.
Per tant, saber diferenciar avui entre el que és importat i el que és urgent, no només ens ajudarà a organitzar la nostra rutina, sinó també evitarà que treballem atabalats en un futur.
3. Utilizar el mètode ABCDE
Per assolir una bona organització podem fer ús del mètode ABCD. De què es tracta? Aquest mètode ens ajuda a organitzar les tasques segons el seu nivell d’importància. És una manera d’ordenar els punts d’aquella llista que vam fer al principi.
Per fer-ho, només hem d’assignar a cada encàrrec pendent una lletra des de la A fins a la E. Per dividir-los hem d’atendre sempre a la seva rellevància. Quan mes important siguin, més a prop de la A han d’estar.
D’aquesta manera, les tasques de la A i de la B seran les més essencials; mentre que les que estiguin marcades amb la lletra E seran totalment prescindibles per al moment, o que es poden passar a un altre treballador.
En començar la jornada hem de centrar-nos en les tasques que estan marcades com A i B. Així, tindrem un dia a dia molt més organitzat.
4. Evitar a tota costa la procrastinació
La procrastinació es el pitjor enemic del treballador eficient. De res ens servirà saber com prioritzar tasques i programar tot el treball de forma meticulosa si després ho deixem tot per demà.
Si ja hem aconseguit organitzar-ho tot com és degut ara ens tocarà cenyir-nos al pla. Encara que la nostra preferència personal sigui començar per una tasca marcada amb una D i deixar les A I B per demà, haurem de resistir a la temptació.
Quan abans ratllem de la llista els punts més importants i urgents, més avançarem amb el nostre treball i més generarem tranquil·litat.
5. Deixar tasques tancades.
Una altra tendència molt comuna és la de començar un munt de tasques, però no acabar-ne cap. Si això ens passa, a més a més de seguir el consell numero tres i establir un ordre de prioritats, hem d’esforçar-nos per acabar el que hem començat.
Si tenim a la nostra llista de tasques que hem deixat a mitges, és imprescindible que les anem tancant. Aquestes tasques a mig fer, només ens robaran energia i estarem constantment pensant en elles, ja que no les hem finalitzat.
Per això, si el que volem és organitzar-nos de manera efectiva, ens hem de concentrar en acabar el que s’ha començat. D’aquesta forma, deixarem de turmentar-nos per tots aquells encàrrecs que tenim a mitges.
Organització i teletreball
A la forma de treball tradicional, l’organització i la planificació sempre ha estat molt important. Per aquests dos pilars s’han tornat inclús més rellevants amb l’arribada del teletreball. Quan teletreballem, som, fins a cert punt, amos del nostre temps. D’alguna manera, no hi ha ningú que ens controli.
El teletreball ha ajudat molts treballadors a ser més productius. Això no obstant, per aconseguir esprémer aquesta productivitat també a casa nostra, o en una oficina flexible, és imprescindible seguir aquests consells.
Com que no tenim un horari marcat ni al nostre cap mirant-nos, és fonamental saber com tasques quan treballem des de casa. D’aquesta manera, les jornades laborals no s’eternitzaran durant tot el dia, i així podrem gaudir d’altres activitats amb la consciència trenqui-la al saber prioritzar que no tenim res important pendent.
La planificació i la preparació adequades eviten el baix rendiment”
Stephen Keague.