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En una organización es habitual trabajar por proyectos con el fin de alcanzar los objetivos empresariales por equipos de trabajo, en el que cada miembro asume una responsabilidad que deberá llevar a cabo en su día a día. Por ello, para guiar y planificar los proyectos de tu empresa es recomendable emplear alguna metodología Agile Management que te permita asignar las tareas de forma rápida y eficiente. En este post, te explicamos en profundidad un método en concreto, el Diagrama de Gantt, para coordinar el trabajo de los equipos y sacar tus proyectos adelante.
El Diagrama de Gantt permite tener un alto grado de conocimiento de los procesos que forman el proyecto empresarial
¿Qué es el Diagrama de Gantt?
El Diagrama de Gantt es una herramienta que permite la representación gráfica de un proyecto concreto, dividido en tareas y actividades por orden de prioridad. Por tanto, permite ver de forma visual las actividades que forman el proyecto y el tiempo de dedicación previsto para llevar a cabo su desarrollo. Resulta un recurso muy eficiente a la hora de gestionar planes de acción empresariales, ya que cada miembro podrá llevar un control de la planificación de su trabajo indicando el comienzo, el fin y la duración de la actividad.El gráfico de Gantt es una tabla compuesta por un eje vertical izquierdo, en el que se representa las tareas que se llevarán a cabo durante el proyecto, y un eje horizontal superior, donde se refleja el tiempo previsto para el desarrollo de cada una de ellas. De esta forma, permite conocer la realidad del proyecto de un solo vistazo.
¿Para qué sirve un Diagrama de Gantt?
Si tu objetivo es alcanzar el éxito empresarial, el método del Diagrama de Gantt es una buena opción para conseguirlo ya que facilita la dirección de proyectos complicados y genera resultados positivos. Te mostramos las ventajas que obtendrás en tu empresa, si decides aplicar esta metodología en tu plan de acción:
Visión global del proyecto:
El Diagrama de Gantt refleja el conjunto de tareas que forman el proyecto, así como su duración. Por ello, permite tener una visión global del plan de acción y saber en todo momento el estado en el que se encuentra. Ayuda a tomar decisiones que repercutirán a nivel global y detecta posibles desviaciones en el proceso.
Elaboración sencilla:
Permite planificar el desarrollo de complejos proyectos de forma fácil, y no requiere de conocimientos previos de gestión de proyectos.
Plazos realistas de entrega:
El eje horizontal del gráfico de Gantt indica en qué periodo se completará cada tarea, adquiriendo una perspectiva temporal adecuada para llegar al cumplimiento de los objetivos establecidos.
Reduce el estrés:
Ver reflejada en forma de gráfico la planificación de las tareas favorece que todas las personas implicadas en el proceso se organicen con tiempo y estén mentalmente tranquilas con los plazos marcados.
Demuestra el conocimiento del creador:
Un buen diseño de un Diagrama de Gantt denota profesionalidad y dedicación del director del proyecto. Se percibe a través de la organización de las tareas y los recursos y de su conocimiento sobre las necesidades y objetivos del proyecto.
¿Cómo hacer un Diagrama de Gantt?
Para el desarrollo eficaz de un gran proyecto es conveniente dividirlo en etapas y tareas más pequeñas que permitan una gestión y un control más ágil del proceso. A continuación, te desvelamos las pautas básicas para la elaboración de un Diagrama de Gantt:
- Define las tareas que requiere el proyecto: Se trata del punto de partida donde deberás numerar las tareas necesarias para llevar a cabo el proyecto, por orden de prioridad. Es importante evitar errores, ya que posteriormente repercutirán en el resto de pasos.
- Duración de las tareas: En este punto, deberás plantearte cuanto tiempo emplear para la elaboración de cada tarea y así conseguir una visión global y una duración estimada del proceso.
- Establecer los recursos necesarios: En esta parte, tendrás que asignar los recursos que serán necesarios emplear en cada tarea: económicos, humanos y técnicos.
- Distribución de las tareas: En esta fase, deberás detallar sobre quién recaerá la responsabilidad de cada tarea y concretar posibles colaboraciones entre departamentos.
Para una adecuada planificación empresarial es necesario establecer una buena comunicación con los equipos de trabajo, así como tener una visión global de los proyectos para poder controlar todos los elementos que influyen en su desarrollo. Por ello, el Diagrama de Gantt es la herramienta de gestión perfecta para cualquier tipo de empresa, ¿a qué esperas para incluirla en la tuya?
‘’La mejor manera de garantizar la productividad y un ambiente adecuado, es la cooperación entre la administración y los obreros’’
H.L. Gantt