En este artículo
¿Creéis que hay una fórmula secreta para organizar eventos con éxito? ¿Es posible tener un checklist con el que asegurar que vuestras reuniones tengan la mejor acogida posible? Con la vuelta a la oficina y la llegada y consolidación del modelo de trabajo híbrido, las reuniones y los eventos presenciales han vuelto a nuestras vidas, y los técnicos de RRHH, managers de equipo y CEOs se preguntan diariamente cómo organizar los eventos de éxito del futuro (y del presente).
¿Cuáles son los diferentes tipos de eventos?
Cada evento y reunión es un mundo en sí mismo, como en casi todos los casos en el mundo corporate pero, además de las reuniones de equipo internas, las entrevistas o los informes anuales que todos de sobra conocemos, estos son los tipos de eventos más comunes en el mundo de los negocios:
Formaciones y training sessions
Organizar un intensivo de formación, un master o training sessions para un equipo de trabajo también busca ser un evento de éxito. Este tipo de reuniones necesitan poder conectar a grandes grupos de alumnos, una posición accesible para el ponente, buena acústica y la posibilidad de ofrecer esa formación también de manera online.
Seminarios y conferencias
Estos eventos cuentan con un público objetivo muy concreto del mismo sector y tienen una duración muy flexible, la cual oscila entre un par de horas hasta varios días laborables. Por norma general, en un seminario o conferencia intervienen varios speakers en diferentes sesiones sobre un tema de investigación, por ejemplo.
Ferias y congresos
Dirigidas a un espectro mucho más amplio y con un carácter más general, este tipo de eventos reúnen a varias empresas que acuden para dar a conocer o mostrar su producto y sus novedades. El aforo de estos eventos es mucho mayor y suele ser cambiante, es decir, no reúne a las mismas personas todo el tiempo, sino que éstas van llegando y marchándose paulatinamente.
Dinámicas de grupo
Una mesa redonda no basta para organizar dinámicas de grupo de éxito, y es que estos eventos en los que se pone a prueba la capacidad de cooperación, improvisación y adaptación de candidatos o compañeros de trabajo necesitan entornos inspiradores y profesionales. ¡El equilibrio perfecto!
Ruedas de Prensa
Estas están expresamente dirigidas a medios de comunicación que cubren una nueva apertura, un lanzamiento o un acontecimiento de interés público. Este tipo de evento siempre otorga notoriedad de marca al ir acompañado posteriormente de la publicación de notas de prensa con soporte audiovisual como fotos o vídeos.
Teambuilding
Esta reunión tiene un carácter completamente interno y es una manera estupenda de crear vínculos dentro de un equipo que, quizás, no trabaja mano a mano cada día de la semana. En este tipo de eventos se olvidan las jerarquías de poder, se congrega al equipo en un ambiente informal y distendido y se realizan actividades o juegos de rol en los que colaborar y pasar un buen rato. Sin duda, uno de los eventos favoritos de los equipos (sobre todo, si supone una salida con los compañeros después).
¿Qué metas hay que cumplir para organizar eventos de éxito?
Tanto para una temática empresarial como para cualquier otro tipo de evento, sí que existe un checklist para organizar un evento con éxito o, al menos, ¡hacerlo de manera óptima!
Definir los objetivos del evento
En una boda o una presentación de novedades editoriales, el objetivo está claro, pero hay eventos empresariales en los que es necesario fijar y comunicar metas concretas y propósitos con el fin de atraer al público adecuado e invertir el presupuesto de la mejor manera posible. Además, puedes seguir estos 10 pasos para organizar reuniones de trabajo efectivas en esta fase de la planificación, ¡el mejor resumen de todo lo que no se os puede olvidar!
Crea un marco para tu evento
Una vez que los objetivos del evento están cerrados, es interesante dibujar un borrador de lo que será vuestro evento: fechas, número de asistentes estimados, posibles localizaciones, extras como catering o kits de bienvenida…
Establece un presupuesto
Una vez que tenéis claro qué queréis de vuestro evento, es importante cerrar un presupuesto acorde con el alcance de este y con los resultados que se esperan tras su celebración.
Crea un comité de festejos
Tener al mejor equipo detrás de vuestro evento es clave para su éxito. Designa un Project Manager, un encargado de coordinación que se mantenga en contacto con los proveedores, un responsable de diseño y marketing para su correcta comunicación y personas responsables del registro y check-in de los asistentes en la fecha señalada.
Desarrolla la marca del evento
Si un evento está destinado a tener éxito, eso es porque dejará su propia huella en los asistentes. Orientad la dirección del evento, dadle un nombre y un look&feel, y encontrad ese detalle que marcará la diferencia: decoración, invitados especiales, bolsas de regalo, dress code…
La herramienta esencial: ¿cómo crear un buen briefing para nuestros eventos de éxito?
El briefing es una herramienta esencial para poder organizar, comunicar y entender el evento y, por lo tanto, es clave para su éxito. Es un documento que recoge toda la información necesaria sobre nuestra reunión: localización, fecha y hora, así como la duración estimada, público objetivo, objetivos… Es perfecto para vender este evento a posibles patrocinadores y esencial para los miembros del equipo encargado de su organización (ese comité de festejos que hemos designado anteriormente).
Un briefing, para ser útil, debe ser conciso, claro y, sobre todo, realista. Un documento que cuente maravillas sobre nuestro evento, con unas predicciones alejadas de las espetadas o unas expectativas demasiado altas no servirá ni al equipo ni a posibles inversores.
Algunos de los puntos esenciales que debe incluir este briefing son:
- Objetivos y KPIs a medir para valorar el éxito del evento
- Límites del evento en relación con la capacidad o el producto/servicio a tratar
- El presupuesto establecido
- El tiempo que queda por delante para la organización
- Público final, además del lenguaje y tono de la comunicación que mejor llegue a este sector en concreto
- Imagen corporativa de la empresa y del propio evento
¿Dónde se pueden organizar eventos empresariales de éxito en Madrid?
Ese detalle que puede marcar la diferencia en tu evento, en muchas ocasiones, es la localización. Contar con una sala de reuniones o formación con un look&feel eléctrico, preparada tecnológicamente y en un ambiente que despierte la creatividad y las ganas del equipo es el punto que debe encabezar vuestras listas de prioridades.
Pero ¿dónde podemos buscar una sala de reuniones perfecta para el evento que tenemos en mente? Las conferencias o ferias son eventos que necesitan espacios capaces de albergar cientos de personas, pero, seamos sinceros, muchos otros eventos relacionados con vuestra empresa no requieren tal afluencia de gente. Para vuestras brainstorming o sesiones creativas, one-to-one y eventos de todo tipo con vuestro equipo, las salas de reuniones en Madrid serán capaces de aportar ese algo especial a vuestros futuros eventos de éxito.
¿Qué son estos detalles que diferenciarán vuestros eventos del resto? Por supuesto, una ubicación premium y accesible para todos los asistentes como Paseo de la Castellana, Príncipe de Vergara o La Moraleja, así como un ambiente corporate que impulse ese éxito que buscamos.
Además, las nuevas tecnologías permiten nuevos formatos de evento, y las salas de reunión de Lexington en Madrid están preparadas tecnológicamente para albergar las reuniones más híbridas como entrevistas online, brienfings trimestrales con equipos deslocalizados o brainstorming sessions desde varios puntos del mundo.
¿Y en Barcelona?
¡Fácil! Las salas para reuniones y eventos en Barcelona cuentan con toda la energía que nos caracteriza en la capital catalana. Como os hemos comentado muchas veces, formar parte del skyline del corazón financiero de Barcelona es algo de lo que no muchos pueden presumir. Por eso, poder recordar que vuestra reunión de homecoming tras las vacaciones de verano, la formación a los nuevos equipos o las entrevistas del nuevo talento que vais a incorporar al proyecto formaron parte del paisaje financiero de la ciudad.
Realmente no existe una fórmula infalible para organizar eventos de éxito, pero sí que hay ingredientes imprescindibles para que vuestros eventos tengan la mejor pinta posible, ¡y los espacios flexibles de Lexington serán la guinda del pastel!
Si necesitas visitar la sala de reunión de tus próximos eventos de éxito, ¡pásate por una de nuestras localizaciones en Madrid y Barcelona y enamórate! ❤️
«El único lugar donde el éxito viene antes del trabajo es en el diccionario»
Vidal Sassoon